Wirksame Erfolgsplanung

Steuerberater von der Bedeutung der Erfolgs- und Finanzplanung überzeugen zu wollen, hieße „Eulen nach Athen tragen“, Jeder ist sich bewusst, dass man durch Planung bessere Betriebsergebnisse erzielt (lesen Sie dazu auch „Der Grundsatz der Resultatorientierung“).

Allerdings stelle ich im Zuge von Seminaren, Gesprächen und Beratungsprojekten immer wieder fest, dass erstaunlich viele Steuerberater „Wasser predigen und Wein trinken“. Damit meine ich, dass Erfolgs- und Finanzplanung in Klientengesprächen immer wieder beworben wird und zahlreiche Planungsprojekte durchgeführt werden, es aber oft für die eigene Kanzlei keine schriftlich ausformulierte, dokumentierte und kommunizierte Planung gibt.

Mit den folgenden 7 Leitsätzen für eine wirksame Erfolgsplanung möchte ich Ihnen einen doppelten Nutzen bieten: Einerseits können Ihnen diese Leitsätze in der betriebswirtschaftlichen Beratung helfen, Klienten noch zielorientierter zu unterstützen, andererseits Ihnen selbst, bei der bevorstehenden Erfolgsplanung der Kanzlei für das Jahr 2005 hilfreich sein. Vielleicht ist der Artikel auch für all diejenigen Kollegen, die (noch) nicht planen, ein Anreiz dazu, nach dem Motto „Practice what you preach“ zu leben und für das nächste Jahr eine schriftliche Erfolgs- und Finanzplanung zu erstellen.

1. Konzentration auf das Wesentliche

Bei der Planung gilt das Prinzip KISS – Keep it small and simple! Die Amerikaner sagen dazu auch oft „Keep it small and stupid!“. Halten Sie die Planung einfach und überschaubar. Finden Sie die Umsatz- und Kostententreiber. Fokussieren Sie auf die kritischen Erfolgsfaktoren.

Aufgeblasene und in endlose Details verzettelte Planungen lenken vom Wesentlichen ab. Stellen Sie sicher, dass Sie z.B. für die Planung des Kopierpapierverbrauchs nicht mehr Zeit verwenden, als für die Erlösplanung. Verbannen Sie bei der Planung die Denkmuster der Buchhaltung aus Ihrem Denken.

Der Erfolg liegt in den überwiegenden Fällen nicht auf der Kostenseite. Niemand betreibt ein Unternehmen, weil er Kosten sparen will. Das heißt jedoch nicht, kein Kostenmanagement zu haben, sondern nur, eine passende Gewichtung zwischen Erlösplanung und Kostenplanung zu finden.

2. Information baut immer auf Differenzen auf

„Information is a difference that makes a difference“. Information ist ein Unterschied, der einen Unterschied macht, welcher ins Gewicht fällt.

Eine einzelne Zahl, z.B. 45 % Mitarbeiterquote, sagt für sich alleine gar nichts. Erst durch den internen Vergleich (über die letzten Jahre) oder den externen Vergleich (durch Benchmarks) werden aus Daten Informationen.

Planungen müssen daher in ihren wichtigsten Positionen immer Vergleiche und Differenzen ausweisen. Und das nicht erst beim Soll-Ist-Vergleich, sondern schon bei der Erstellung.

3. Geldgrößen sind die Kurzschrift von Mengengrößen

Erfolgs- und Finanzplanung wird praktisch und praktischerweise immer in Geldgrößen durchgeführt. Geld ist allerdings nur eine Art „Kurzschrift“ von Mengen. Jede Geldgröße ergibt sich aus Mengeneinheiten (Aufträge, Stunden, Buchungszeilen, Personalabrechnungen, Stück, etc.). Hinterfragen Sie daher die Geldgrößen und versuchen Sie, diese Mengen herunterzubrechen. Dadurch werden Planzahlen um einiges greifbarer und lassen sich von allen von der Planung Betroffenen leichter nachvollziehen.

4. Planung muss sich immer an Aktivitäten orientieren

Hinter jeder Zahl steckt eine Aktivität. Die durchgeführten Maßnahmen entscheiden darüber, ob die gesetzten Ziele der Planung erreicht werden. Die zentrale Frage lautet: „Welche Resultate wollen wir auf unseren wesentlichen Aktivitätsfeldern erzielen?“

Planung ist eine Willenskundgebung und zielt immer auf „To Do’s“. Keine Erfolgs- und Finanzplanung ohne einen Maßnahmenkatalog!

5. Planen Sie mit Namen

Hinter jeder Aktivität steckt ein Mensch. Wie auch immer die Planung erstellt wird, und wie auch immer die sie aussieht, letztendlich sind es die Menschen, die die Arbeit tun (auch im Zeitalter der Hochtechnologie braucht es Menschen, die die Technologie bedienen). Es gibt in allerletzter Konsequenz nur eine einzige Ressource, die Leistung erbringen kann: Der Mensch.

Definieren Sie daher für jede Planzahl (und damit für alle ihr zugrunde liegenden Aktivitäten), wer für deren Erreichung verantwortlich ist. Bitte berücksichtigen Sie dabei, dass Verantwortung immer höchstpersönlich gemeint ist. Das heißt, dass nur eine einzige Person verantwortlich sein kann, auch wenn sich diese Person für die Erfüllung der Aufgabe eines Teams bedient.

6. Sorgfältige Dokumentation

Ohne sorgfältige Dokumentation lässt sich kein vernünftiger Soll-Ist-Vergleich machen. Wenn Sie nicht dokumentieren, wie sich z. B. die einzelnen Erlöspositionen zusammensetzen, werden Sie nach 3 Monaten beim Soll-Ist-Vergleich keine Grundlage für die Beurteilung der Abweichungen haben.

Keine saubere Dokumentation zu haben, bedeutet, dass sich Interpretationsspielräume ergeben, die ein erfolgreiches Steuern des Unternehmens unmöglich machen.

7. Ohne Soll-Ist-Vergleich ist Planung nur Zahlenspielerei

Wenn Sie nicht bereit sind, in regelmäßigen Abständen einen Soll-Ist-Vergleich zu machen, dann hat Planung so gut wie gar keinen Wert. Es war dann vielleicht für alle Beteiligten ganz lustig, mit den Zahlen des Unternehmens zu „jonglieren“, aber eine besondere Wirkung wurde damit nicht erzielt.

Der Soll-Ist-Vergleich besteht aus einem Zahlen- und einem Maßnahmenvergleich. Der Zahlenvergleich ist einfach und schnell erledigt. Wirklich entscheidend ist es aber, immer wieder die geplanten Maßnahmen mit der Realität zu vergleichen. Und dabei festzustellen, wie die einzelnen Aktivitäten gelaufen sind:

• Wurde die Maßnahme entsprechend dem Plan durchgeführt?
• Welche Wirkung hatte die Maßnahme?
• Welche Schlüsse können wir daraus für die Zukunft ziehen?
• Wenn die Maßnahme nicht realisiert wurde, was war der Grund?

Der Prozess der Planung mit anschließendem Soll-Ist-Vergleich ist für alle Beteiligten spannend und erfolgsentscheidend für das Unternehmen. Wer ihn einmal in seinen ganzen Dimensionen erlebt hat, kann sich nicht mehr vorstellen, darauf verzichten zu müssen.

Über Ziele wurde schon sehr viel geschrieben. Zwei Gedanken möchte ich Ihnen zu diesem Thema weitergeben:

1. Eine „einfache“ Definition des Begriffs: Ein Ziel ist erst dann ein echtes Ziel, wenn es die Möglichkeit des Scheiterns beinhaltet.
2. „Viele sind hartnäckig in Bezug auf den eingeschlagenen Weg, wenige in Bezug auf das Ziel“ (Friedrich Nietzsche).

Stecken Sie sich hohe Ziele für das nächste Jahr.

„Shoot for the moon. Even if you miss it you will land among the stars.”