Konzentration statt Multi-Tasking

Allein der gesunde Menschenverstand sollte ausreichen, um eindeutig zu erkennen, dass das so moderne Multi-Tasking im steuerberatenden Berufsleben nichts verloren hat. Mehrere Dinge, vor allem mehrere komplexe Aufgaben, gleichzeitig zu lösen, kann nicht ausgezeichnete Ergebnisse bringen. Soweit der Menschenverstand. Die tägliche Realität in den Kanzleien sieht leider oft ganz anders aus. Zerhacktes Arbeiten, kleine Zeiteinheiten, dauernde Erreichbarkeit, dringend notwendige Telefonate, unaufschiebbare Rückfragen vom Kollegen oder Chef prägen den Alltag.

In einigen Beiträgen habe ich bereits die Grundlagen ausführlich dargestellt, wie echte Produktivität für Kopfarbeiter erzielt wird: Saubere Methodik, ungestörteres Arbeiten, Bündeln von Tätigkeiten etc.

Der größte Teil der Arbeitsbelastung in der Steuerberatung ist hausgemacht. Ich behaupte, zugegebenermaßen etwas ketzerisch, dass die Mehrheit aller Führungskräfte und Mitarbeiter in Steuerberatungskanzleien echten Stress so gut wie nie erlebt. Sie widersprechen mir? Testen Sie es und arbeiten Sie für eine Woche im Winter in der Unfallabteilung eines Tiroler Krankenhauses oder auf einer Skihütte, die ihr gesamtes Geschäft innerhalb von 3 Stunden pro Tag machen muss. Nach einer Woche arbeiten in dieser Umgebung werden Sie sich nach der Ruhe und Entspanntheit in der Kanzlei sehnen!

Neuste Forschungsergebnisse

Die wenigsten Aufgaben in der Steuerberatung kommen vollständig überraschend. Der überwiegende Teil aller Aufgaben ist sehr gut planbar. Das Geschehen in einer Steuerberatungskanzlei ist daher geradezu prädestiniert, methodisch sauber zu arbeiten. Trotzdem – oder gerade deswegen – erlebe ich immer wieder, dass von Hektik, Stress, vielfältigen kleinteiligen Aufgaben gesprochen wird. Man müsse ja so viele Dinge gleichzeitig erledigen, ist der Tenor.
In der April 2013 Ausgabe des Harvard Business Managers wurde das „Multitasking-Paradox“ vorgestellt. Durch den Einsatz einer Software (RescueTime www.rescuetime.com) kann das Verhalten von Mitarbeitern, die überwiegend mit Computern arbeiten, dokumentiert und analysiert werden. Die Auswertung von mehreren Tausend Büroangestellten hat eindeutig belegt: Multitasking funktioniert einfach nicht. Die eigentliche Arbeit – somit die Produktivität – bleibt auf der Strecke.

Irrtümer, Missverständnisse und Tipps

Rund um die persönliche Arbeitsmethodik als ersten Ansatz der Verbesserung der Produktivität erkenne ich immer wieder Irrtümer und Missverständnisse. Daraus ergeben sich auch logische Tipps.

• Persönliche Arbeitsmethodik heißt, dass diese individuell und persönlich zu optimieren ist. Es liegt in der Verantwortung jedes Einzelnen bezogen auf sein Aufgabengebiet, jene Methodik zu finden, die die besten Ergebnisse bringt. Ein Mitarbeiter, der viele kleine Buchhaltungsaufgaben zu erledigen hat, muss sich anders organisieren, als der Kollege, der ein paar wenige sehr große Klienten betreut.
• Ungestörtes Arbeiten bedeutet nicht, dass man in vollständiger Ruhe arbeiten kann. Das ist natürlich der Idealzustand. Ungestörtes Arbeiten bedeutet, konzentriert an einer Sache zu arbeiten und nicht mit Störungen (Telefonate, E-Mails, Kollege, Chef) rechnen zu müssen. Immer wieder wird es „Störungen“ im Sinne von Geräuschen rundherum geben. Vor allem, wenn man nicht alleine in einem Raum arbeitet.
• Natürlich gibt es allgemeine Grundregeln, die auf alle Fälle beachtet werden müssen. Wie z.B. das Bündeln von Tätigkeiten. Zerstückeltes Arbeiten, gestört oder ungestört, ist immer unproduktiver. Wie jeder Einzelne seine Tätigkeiten bündelt, hängt natürlich wieder vom jeweiligen Aufgabengebiet ab.
• Experimentieren Sie. Bleiben Sie immer flexibel. Es geht nicht um stures Durchhalten von Systemen. Setzen Sie Ihren gesunden Menschenverstand ein und gehen Sie mit Augenmaß vor.
• Das Sekretariat hat in der Umsetzung von ungestörterem Arbeiten eine wichtige Funktion. Es federt die Anrufe ab. Gekonntes charmantes Nachfragen ist angesagt. Damit lassen sich meist schon viele Anliegen des Anrufers klären bzw. vorbereiten und ab und zu auch erledigen.
• Machen Sie das Thema „Methodik“ immer wieder zum Gesprächspunkt in Ihren internen Meetings. Erfahrungsberichte tun für die Umsetzung gut.
• Bleiben Sie trotz aller Experimente und Flexibilität hartnäckig. Behalten Sie das Ziel vor Augen – nämlich konzentrierter, fokussierter die anstehenden Aufgaben erledigen zu können.
• Und – last but not least – seien Sie als Führungskraft ein leuchtendes Vorbild. Ob Clean Desk, Kalenderdisziplin, Störungen Ihrer Mitarbeiter, Bündeln von Tätigkeiten – die Führungskraft gibt durch das eigene Verhalten die Richtung vor!

Ergebnisse steigern die Motivation

Wenn Sie sich diese Gedanken zu Herzen nehmen, werden Sie nicht nur die Produktivität der Kanzlei steigern, sondern auch die Motivation Ihres Teams dramatisch erhöhen. Diesen Zusammenhang habe ich im Beitrag „Der Fortschritt macht es aus“ ausführlich dargestellt.

Produktivitätssprünge von bis zu 50 % sind alleine durch die Optimierung der Methodik möglich. Das alleine sollte Anreiz genug sein, das Thema wirklich ernst zu nehmen. Und dabei ist das der Startschuss für weitere Initiativen der Kanzleientwicklung. Die gewonnene Zeit steht Ihnen zur Verfügung für die Verbesserung der Betreuungsqualität, Ausdehnung des Leistungsangebots, Konzentration auf Schwerpunkte und vieles, vieles mehr … eigentlich alles, das Sie sich schon seit langem vorgenommen haben. Aber wozu Sie eben halt – wegen Zeitmangels – noch nie gekommen sind.

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