Wettbewerbsvorsprung durch Mitarbeitertraining

Steuerberatungskanzleien verkaufen Wissen, Talent, Können, Kompetenzen und Fähigkeiten. Das bedeutet, dass jede Kanzlei einen entscheidenden Wettbewerbsvorsprung erreichen kann, wenn sie sich um die Entwicklung dieser Bereiche bemüht und beim Training der Mitarbeiter für diese Bereiche effektiver und besser ist als ihre Konkurrenz.

Es kommt nicht (nur) darauf an, die besten Mitarbeiter einzustellen, sondern (auch) viel mehr darauf , alles dafür zu unternehmen, damit diese Mitarbeiter die wesentlichen Kompetenzen möglichst schnell erlernen. Dabei erzielen viele Kanzleien schon beachtliche Erfolge, was den fachlichen Bereich betrifft. Die technisch-fachlichen Kompetenzen sind aber nur die Grundlage für alle weiteren Kompetenzen, die über den beruflichen Erfolg entscheiden. Sie sind der „Grundstein“ der Kompetenz-Pyramide.

Die Pyramide der Kompetenzen in der Steuerberatungskanzlei

Grundstein Fachkompetenz

Sie ist notwendige Voraussetzung, nicht diskutierbar und leicht erlernbar – zumindest leichter als alle anderen Kompetenzen. Sie muss immer wieder – insbesondere im Steuerrecht – erneuert werden. Regelmässige Fachseminare, Schulungen und interne Fach-Jour-Fixe sollen sicherstellen, dass eine tadellose fachliche Qualität der Dienstleistung gewährleistet ist. Die Fachkompetenz hängt vom jeweiligen Aufgabengebiet ab und kann ziemlich klar abgesteckt werden.

Die Definition der weiteren Kompetenzen ist deutlich schwieriger. Es handelt sich um „weiche Kriterien“. Sie heißen in Neu-Deutsch auch „soft skills“. Um Sie greifbar zu machen habe ich für den jeweiligen Kompetenzbereich 12 Kriterien definiert, die ein erster guter Ausgangspunkt für das Training dieser Kompetenzen sind. Wenn es Ihnen gelingt in diesen Punkten besser zu werden, haben Sie auf alle Fälle einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz.

Der pyramidenförmige Aufbau soll ausdrücken, dass ein Stufenprogramm der Entwicklung gemeint ist. Ein neuer Mitarbeiter wird zuerst an der Persönlichkeitskompetenz und der Servicekompetenz arbeiten müssen. Erst später ist es notwendig die Geschäftsentwicklungskompetenzen zu fördern. Sobald er Teamleiter wird, wird die Führungskompetenz wichtig.

Das Trainingsprogramm in Ihrer Kanzlei sollte darauf abgestimmt sein, dass die richtigen Personen die passenden Kompetenzen erwerben.

Jeweils 12 Kriterien für die 5 Kompetenzbereiche

1 - Persönlichkeitskompetenz

1) Kontinuierliches Lernen
2) Selbstverantwortung
3) Effektives Delegieren
4) Suchen und Finden von Win-Win-Situationen in Verhandlungen
5) Wert schaffen durch Expertenwissen
6) Fokus bewahren in einer sich dauernd ändernden Umwelt
7) Wissen, wann ja und wann nein zu sagen ist
8) Persönliche Arbeitsmethodik
9) Effektives Schreiben von Memos und Aktenvermerken
10) Präsentationstechniken
11) Umgang mit Schwierigkeiten
12) Umgang mit Feedback

2 - Servicekompetenz

1) Besprechungen mit Klienten wertvoller und effektiver gestalten
2) Das Geschäft des Klienten verstehen lernen
3) Aufbau und Verbesserung von Klientenbeziehungen
4) Klienten über den Arbeitsfortschritt informiert halten
5) Umgang mit Einwänden des Klienten wegen des hohen Honorars
6) Klienten zu sagen, dass sie sich irren
7) Umgang mit Kritik auf Vorschläge
8) Einigung erzielen in Besprechungen
9) Berichte wertvoll gestalten
10) Aktives Zuhören
11) Analyse und Besprechung von Unternehmensproblemen
12) Frustrationen des Klienten vermeiden

3 - Geschäftsentwicklungskompetenz

1) Die Kanzlei am Markt unterscheiden
2) Cross-Selling von Dienstleistungen
3) Wirkungsvolle Präsentationen
4) Aufbau eines wirksamen Empfehlungsnetzwerks
5) Beschreiben des Service-Angebots der Kanzlei
6) Die Erwartungen des Klienten managen
7) Sich mit potenziellen Klienten treffen
8) Potenziellen Klienten die richtigen Fragen stellen
9) Einen exzellenten ersten Eindruck machen
10) Die richtigen Klienten auswählen
11) Marketing der Dienstleistungen im Klientengespräch
12) Den Klient nach Zusatzaufträgen fragen

4 - Führungskompetenz

1) Mitarbeiter zu Teamarbeit einladen
2) Konstruktives Feedback geben
3) Mitarbeiter zu höherer Leistung coachen
4) Umgang mit frustrierten Mitarbeitern
5) Mitarbeiter zu effektivem Zeitmanagement führen
6) Jobbeschreibungen erstellen
7) Die besten Mitarbeiter einstellen
8) Coaching der Mitarbeiter zu bedeutenden/herausfordernden Zielen
9) Coaching der Mitarbeiter bei schlechten Gewohnheiten
10) Coaching der Mitarbeiter für eine Work-Life-Balance
11) Loben zum richtigen Zeitpunkt
12) Konfliktgespräche führen

5 - Kanzleimanagementkompetenz

1) Kanzleibesprechungen wirksam machen
2) Die Macht des guten Beispiels
3) Entwickeln einer Kultur der Verantwortlichkeiten
4) Umgang mit einem leistungsschwachen Partnern
5) Entwickeln und Umsetzen von Service-Standards
6) Entwickeln und Umsetzen von Leistungs-Standards
7) Die besten Mitarbeiter halten
8) Halbfertige Arbeiten und offene Forderungen managen
9) Verbesserung der Kommunikation in der Kanzlei
10) Konflikte lösen
11) Wirksame Strategiemeetings durchführen
12) Aufbau des Gemeinschaftsgefühls in der Kanzlei

Verstehen Sie diese Kriterien als eine Auswahl an möglichen Kriterien. Es gibt noch eine Reihe weiterer Felder, die über den beruflichen Erfolg entscheiden. Andererseits zeigt schon diese Auswahl, dass es um eine enorme Aufgabe geht, wenn man die Sache ernst nimmt.

10 Tipps, um Mitarbeiter-Trainings effektiver zu machen

Die folgenden Tipps sind als Grundsätze zu verstehen. Je öfter es Ihnen gelingt sie einzuhalten, desto wirksamer sind Mitarbeiter-Trainings und desto schneller werden Mitarbeiter sich entwickeln.

1. Verankern Sie kontinuierliches Lernen im Kanzleileitbild als zentralen Wert.
2. Machen Sie Fortbildung/Training/Schulung zum Bestandteil jeder Besprechung.
3. Verwenden Sie die Trainings- und Schulungsmassnahmen zur Stärkung Ihres Kanzleileitbildes.
4. Vermeiden Sie Trainings am Nachmittag/Abend.
5. Benutzen Sie die Mittagszeit für kleine Trainingseinheiten (z.B. Mittagessen in Form eines Fach-Jour-Fixe zu den beschriebenen Themen).
6. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre Mitarbeiter auf das Training vorzubereiten.
7. Entwickeln Sie eine Kultur der Offenheit gegenüber Neuem; Fragen der Mitarbeiter sind nicht nur erlaubt sondern gefordert.
8. Vereinbaren Sie Standards für Mitarbeitertrainings.
9. Geben Sie Ihren Mitarbeitern/Teamleitern die Möglichkeit, Trainings zu leiten.
10. Betrachten Sie als Inhaber/Partner Trainings als oberste Priorität, und bleiben Sie daher immer am Ball, was den Erfolg der Trainings betrifft.

Ausdauer

Mitarbeiterentwicklung ist eine Ausdauersportart. Es gilt auch hier das Prinzip „Mässig aber regelmässig“. Betrachten Sie die Entwicklung von Kompetenzen wie ein Konditionsprogramm, bei dem es einen Trainingsplan mit Checkpunkten gibt. Dabei wird das Training immer wieder den erzielten Fortschritten angepasst .

Einen Wettbewerbsvorsprung Ihrer Kanzlei durch Training der beschriebenen Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter zu erreichen, ist nicht einfach. Wenn es Ihnen aber gelingt, dann kann Ihre Konkurrenz Sie nicht schnell einholen.