Nicht 10 % sondern 10 mal produktiver sein

Beginnen Sie Ihr nächstes Kanzlei-Meeting mit der Aussage „Liebe Mitarbeiter, unser Ziel für nächstes Jahr ist, die Produktivität um 10 % zu steigern!“. Wie wird die Reaktion Ihres Teams ausfallen? Ich bin kein Hellseher, denke allerdings, dass keine extrem lebhafte Diskussion folgen wird. Relativ emotionslos werden alle Beteiligten nach kleineren Ansatzpunkten suchen und wahrscheinlich werden viele etwas missmutig das Ziel in dem Sinne verstanden haben, dass alle einfach noch mehr arbeiten müssen – und diese Betrachtungsweise ist nicht gerade motivierend.

Nun stellen Sie sich vor, Sie eröffnen das Meeting mit dem Satz „Liebe Mitarbeiter, unser Ziel für nächstes Jahr ist, dass wir 10 mal so produktiv sind wie bisher!“ Mit welchen Reaktionen können Sie jetzt rechnen? „Das ist verrückt, unmöglich …“ oder „Da müssten wir ja alles ganz anders machen.“ Falls Sie diesen Satz hören, haben Sie erreicht, was Sie erreichen sollten. Nämlich mit frischem und kritischem Blick das Bisherige zu analysieren und neu zu denken. Sollten Sie nach der Ausnützung der nun folgenden Ideen „nur“ eine Produktivitätssteigerung um den Faktor 3 (also 300 %) realisiert haben, werden Sie doch auch zufrieden sein. Oder nicht?

Produktivität für Kopfarbeiter

In mehreren Beiträgen habe ich bereits über die Produktivität von Wissensarbeitern geschrieben. Eine der Kernaussagen dabei ist, dass nicht die Anzahl der produktiven Stunden entscheidet, sondern wie die Arbeitszeit eingesetzt wird (siehe dazu „Produktivität für Kopfarbeiter“).

Mit der konsequenten Optimierung der 4 Schichten der Produktivität, wie ich sie auch im Buch Spitzenleistungen in der Steuerberatung – Kapitel „Wachstum! Fluch oder Segen?“ vorgestellt habe, sind Produktivitätssprünge in nicht vorstellbarem Ausmaß möglich.

Schicht 1 zu mehr Produktivität – persönliche Arbeitsmethodik

Um zu wissen, dass ein Wissensarbeiter, der alle 15 Minuten in seiner Arbeit gestört wird, nicht produktiv sein kann, ist einfach nur gesunder Menschenverstand notwendig. Trotzdem wird diese Tatsache fast schon hartnäckig missachtet. Beginnend bei den Inhabern, Partner und Führungskräften einer Kanzlei. Jedes mal wenn eine begonnene Arbeit weggelegt und später fortgesetzt wird, leidet die Produktivität. Und übrigens auch die Arbeitsmotivation (siehe dazu „Der Fortschritt macht es aus“)

Vollkommen missverstandene Serviceorientierung, wie z.B. der fatale Satz beim Erstgespräch mit dem Klienten „Sie können uns jederzeit anrufen“ oder vollkommen überzogenes Bearbeiten der E-Mails, weil eventuell der eine oder andere Klient sich selbst nicht organisieren kann, vollkommen übertriebene Hilfsbereitschaft unter Kollegen, weil viele einfach zu faul zum Denken sind und sich auch nicht selbst organisieren können, führt zu einer operativen Hektik in Kanzleien, die einfach nicht notwendig, kontraproduktiv und extrem ermüdend ist.

In Kanzlei-Workshops mache ich mich mit der Aussage, dass echte Arbeitsbelastung in Steuerberatungskanzleien so gut wie nicht vorkommt, immer wieder unbeliebt (mehr dazu im stefan.in.motion-Beitrag „Arbeitsbelastung in der Steuerberatung“). Meine feste Überzeugung ist, dass der überwiegende Teil des Stresses hausgemacht ist. Indem sich viele Menschen einfach nicht professionell selbst organisieren können. Und übrigens – das auch nie gelehrt und gezeigt bekommen haben, weil deren Vorgesetzten nicht gerade ein ideales Rollenbild darstellten.

Störungsfreies Arbeiten, eine saubere Aufgabenliste, professioneller Umgang mit E-Mails, gebündelte Tätigkeiten (Rückrufe, Recherchen, Rückfragen etc.), clean-desk-Politik und professionell durchgeführte Besprechungen („Wirksame Besprechungen“) gehören einfach zu den Grundsätzen produktiven Arbeitens. Wer das nicht lernt, darf sich einfach nicht über die zu hohe Arbeitsbelastung beschweren.

Schicht 2 zu mehr Produktivität – Prozesse

Mit Prozessoptimierung beschäftigt sich fast jede Kanzlei. Allerdings, so meine Einschätzung, vom falschen Ende her. Immer noch mehr Dokumentation und Schritt-für-Schritt-Anleitungen als Grundlage eines – falsch verstandenen – Qualitäts-Managements. Ich meine, dass die gut gemeinten Absichten Qualität zu sichern, inzwischen schon zu weit ausgeschlagen haben. Sich das „Pendel“ wieder zurück bewegen muss. Und zwar in Richtung Führung, Selbstmanagement, Verantwortungsübernahme sowie Mit- und Vorausdenken (siehe dazu „Warum es Autoproduzenten leichter haben“).

Zusätzlich wird bei der Prozessoptimierung zu kurz gedacht. Nicht die Prozesse in der Kanzlei entscheiden. Nein, die wahren Produktivitätsgewinne liegen außerhalb der Kanzlei beim Klienten. Dort muss die Prozessoptimierung ansetzen. Nur vor Ort beim Klienten stellen Sie fest, welche Ansatzpunkte der Prozessoptimierung für die Kanzlei möglich sind. In vielen Fällen hat sich der Klient schon selbst gefragt, ob all die Vorbereitungsarbeiten für den Steuerberater nicht einfacher sein könnten.

Der gekonnte Einsatz der IT-Möglichkeiten steckt, so meine Beobachtungen, in sehr vielen Kanzleien noch in den Kinderschuhen. Die bereits vorhandenen Möglichkeiten von Schnittstellen, Datenübernahmen, Automatismen etc. werden noch bei weitem nicht ausgenützt. Einerseits weil die Inhaber, Partner und Führungskräfte gar nicht wissen, was inzwischen alles durch den gekonnten Einsatz der IT möglich ist und andererseits, weil viele Mitarbeiter – unberechtigterweise – meinen, dass die Gefahr des „Sich-Selbst-Weg-Rationalisierens“ bestehe. Was ganz und gar nicht der Fall ist, da noch so viele weitere Aufgaben, für die bisher noch keine Zeit war, der Erledigung harren.

3 Klicks statt 300 Buchungen; 10 Klicks anstelle von 100 Erfassungsfeldern, Mehrfacherfassung von bereits vorhandenen Daten und dann noch die komplizierte Bereitstellung der Informationen an den Klienten. Die Potenziale sind enorm.

„Warum machen wir das so?“ ist jene wichtige Frage, die sich jedes Team fragen muss, wobei die Antwort „… weil wir es immer so gemacht haben …“ nicht als zulässige Antwort gilt. Wenn Sie keine guten Antworten auf diese Frage finden, werden Sie viele Prozessschritte einfach weglassen können. Einmal eingeführte Listen, Checks, Routinen haben die Tendenz der Verfestigung, auch wenn sie inzwischen nicht mehr notwendig sind.

Schicht 3 zu mehr Produktivität – Vermeidung von Unterdelegation

Unterdelegation ist einfach erklärt: Immer dann, wenn zu erfahrene Menschen zu einfache Arbeiten erledigen, spricht man von Unterdelegation. Das Phänomen beginnt beim Inhaber, den Partner und Führungskräften.

Unterdelegation ist ein echter Produktivitätskiller. Mehrfach habe ich darüber berichtet: „Wer durchführt, führt nicht“ oder „Unterdelegation als Wachstumsbremse“.

Die Kanzleiführung ist dazu aufgefordert und verpflichtet, dass die richtigen Aufgaben zu den richtigen Menschen in der Kanzlei kommen. Die Delegationskaskade beginnt natürlich bei der Kanzleispitze. Stellen Sie sich die Frage „Für welche meiner Tätigkeiten brauche ich nicht meine xx Jahre Berufserfahrung, die Steuerberaterprüfung oder die Geschäftsführungsfunktion?“. Listen Sie diese Tätigkeiten auf und beginnen Sie zu delegieren! So einfach ist das (gesagt).

Gleiches gilt für Ihre routinierten Mitarbeiter. Warum sollten toperfahrene Mitarbeiter beispielsweise einfachste Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen oder simple Jahresabschlüsse erstellen? Unterdelegation ist nicht nur ein Produktivitätskiller, weil sie höhere Auftragskosten verursacht, sondern sie ist auch Entwicklungs- und damit Wachstumsbremse!

Schicht 4 zu mehr Produktivität – Intelligente Honorargestaltung

Eine detaillierte Darstellung intelligenter Honorargestaltung würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Viele Beiträge auf der Homepage zeigen die Richtung. Weg von der Zeitdenke und Zeitabrechnung im Nachhinein, hin zu Fixhonorarvereinbarungen im Vorhinein und Honorare auf Basis von Wert und Nutzen für den Klienten. Weg von Klienten, die Ihre Leistungen nicht schätzen hin zu Klienten, die den Mehrwert erkennen und honorieren.

Eine vollständige Bearbeitung dieses größten Produktivitätskillers erfolgt beim jährlich stattfindenden Honorar-Circle.

Multiplikation statt Addition!

Die vorgestellten Schichten zu Produktivitätsgewinnen wirken nicht additiv. Nein sie wirken multiplikativ! Stellen Sie sich Ihre Kanzlei nun wie folgt vor:

• Auf der Basis professioneller persönlicher Arbeitsmethodik, die dazu führt dass sich alle in der Kanzlei perfekt selbst organisieren,

wird

• mit schlanken Prozessen gearbeitet, die bereits beim Klienten ansetzen, bei denen alle Möglichkeiten der aktuellen IT-Anwendungen ausgenützt werden.

All das

• von den richtigen Personen erbracht, sodass jeder genau jene Tätigkeiten leistet, die seinem Erfahrungsstand entsprechen

kombiniert

• mit einem im Vorhinein auf Nutzen und Wert vereinbarten Honorar, das den Mehrwert Ihrer Leistungen für die genau richtigen Klienten klar und unmissverständlich darstellt.

Nicht Prozente sondern Faktoren der Produktivitätsverbesserung sind möglich. Ob Faktor 1,2,3 oder 10 spielt schon fast keine Rolle mehr. Es sind nicht inkrementelle sondern sprunghafte Verbesserungen möglich. All das hat eine eindeutiges Ziel: Endlich mehr von dem zu tun, was auf dem Firmenschild steht: Nämlich Beratung, aktive Beratung, proaktive Beratung. Spätestens dort haben Sie übrigens auch jede Honorar- und Auftragsgewinnungsfrage für immer gelöst. Kanzleien, die das schaffen, kennen keine Schwierigkeiten bei der Honorardurchsetzung und sie genießen die Vorteile eines kontinuierlichen Zustroms an Neuklienten durch Empfehlungen.

Habe ich Ihnen Lust auf Produktivität und damit Beratung gemacht? Ich bin gespannt auch Ihre Meinung.


Übrigens, vor einiger Zeit habe ich diese Gedanken schon vorgestellt: „Produktivitätssteigerungen leicht gemacht“. Nicht ganz so prägnant. Allerdings in der Grundaussage ident.

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