Die 8 großen Ziele für Kanzleipartner

Als Führungskräfte einer Kanzlei müssen Partner nicht nur dafür sorgen, dass – wie es so schön heißt – der Rubel rollt. Ihre Pflichten gegenüber der Kanzlei und gegenüber einander beinhalten darüber hinaus auch neue Aufträge zu gewinnen, ihre eigenen Fähigkeiten als auch die Fähigkeiten der anderen zu entwickeln und weiter zu verbessern, laufend an der strategischen Ausrichtung der Kanzlei zu arbeiten, mit Freude an Innovationen interessiert zu sein und mit Leidenschaft ständig am Erfolg der Kanzlei zu arbeiten.

In vielen Kanzleien bleibt, was nicht weiter verwunderlich ist, neben all diesen „Alltagsaufgaben“ leider zu wenig Zeit, um Partnerziele auszuarbeiten. Unbestritten ist es ein sehr zeitaufwändiger Prozess. Wenn man jedoch laufend gute und auch in Zukunft noch bessere Ergebnisse in einem so wettbewerbsintensiven Umfeld erzielen will, muss man sich einfach Gedanken über die Ziele machen.

Hier sind jene 8 Schlüsselbereiche, in denen Partner ihre Entwicklungsmöglichkeiten zeigen sollten. Wenn Kanzleipartner diesen wichtigsten Pflichten nicht nachkommen, gibt es wenig Aussicht auf eine erfolgreiche Zukunft.

1.    Fertigstellungsziele

Beginnen Sie mit den Fertigstellungszielen. Fertigstellungsziele sind ausschlaggebend für die Nachhaltigkeit. Hier gilt immer noch: Wer ein Ziel hat, kann es auch erreichen. Wer unbeschränkt Zeit für seine Aufgaben hat, braucht weder auf die Organisation seiner Tätigkeit zu achten, noch darauf, ob seine Methodik noch adäquat ist. Leider zeigt sich gerade diese Problematik in Workshops sehr häufig. Die Mitarbeiter sind überlastet und lehnen Zeitvorgaben aus Sorge vor noch größerem Druck schnell ab. Über den Umweg von Fertigstellungszielen können sowohl die Arbeitsmethodik optimiert, wie auch vorhandene IT-Kompetenzdefizite erst bekannt werden.

2.    Kanzleientwicklungsziele

Kanzleientwicklung, entweder durch neue Klienten oder durch neue Projekte für bestehende Klienten, ist der Motor für jede Kanzlei. Kanzleien haben es heutzutage viel schwerer „Rainmakers“ zu erschaffen (Die „Rainmakers“ sind jene akquisestarken Partner, die für einen kontinuierlichen Strom an neuen attraktiven Aufträgen sorgen). Die Schwierigkeiten, die Partner mit Kanzleientwicklung haben, sind teilweise ausbildungsbedingt, teilweise aber auch psychologisch bedingt. Viele Steuerberater meinen, sie können gar keine neuen Aufträge an Land ziehen oder sie denken, dass Auftragsgewinnung an sich in irgendeiner Weise unprofessionell wäre. Im Sinne von: „Ich bin doch kein Verkäufer“. Henry Ford sagte vor vielen Jahren: „Wenn du denkst du kannst, kannst du, und wenn du denkst, du kannst nicht, wirst du nicht.“ Echte Talente der Auftragsgewinnung wissen, dass der beste und einzige Weg neue Aufträge zu gewinnen, ist, dem (zukünftigen) Klienten dabei zu helfen, alle seine aktuellen Probleme zu lösen. Bestehende als auch zukünftige Klienten sind enorm erleichtert, wenn Sie als Berater zu ihnen sagen „Ich kann das für Sie übernehmen“. Vereinbaren Sie mit Ihren Kanzleipartnern realistische Akquise-Ziele und hören Sie auf mit Bescheidenheit zu glänzen!

3.    Ziele, um Kompetenzen zu verbessern

Es gibt keinen Partner, der seine Kompetenzen in irgendeinem Bereich nicht verbessern sollte. Man könnte immer seine technischen Fähigkeiten verbessern oder mehr über neue Dienstleistungs- und Beratungsbereiche lernen etc. Indem man seine Kompetenzen verbessert, wird man wertvoller für die bestehenden Klienten, die zukünftigen Klienten und die Kanzlei. Die leitende Frage bei der Auswahl an Angeboten könnte sein: Mit welchen Kompetenzen, welchem Fachwissen kann ich noch wertvoller für unsere Klienten werden?

4.    Ziele zur Selbstverbesserung

Eng verwandt mit der Verbesserung der fachlichen Kompetenzen ist die Verbesserung der persönlichen Fähigkeiten. Jeder kann ein besserer Zuhörer sein, ein besserer Ausbilder für andere, oder besser in der Kommunikation. Auch hier gilt es, eine sorgfältige Auswahl zu treffen. Ein mögliches Credo für Sie und Ihre Partner kann sein: Welche meiner Stärken kann ich noch weiter stärken? Nicht jeder wird zu einem Kommunikationsprofi, weil er einmal ein Rhetorikseminar besucht, aber ein Mindestmaß an professionellem Kommunikationsverhalten kann man von einem Partner verlangen.

5.    Strategische Planung und Ziele für die Zukunft

Jeder Partner sollte ein oder zwei Ziele haben, die sich auf die strategische Entwicklung und Vision der Kanzlei beziehen. Hier liegt die Stärke in der Konzentration. Wenn jeder bereit ist sich für einige wenige, dafür große Ziele einzusetzen, ist genau das der Turbo, um den Sie die Konkurrenz beneiden wird.

6.    Ziele in der Klientenbetreuung

Hier eine kurze Liste von Fragen, die Sie sich regelmäßig stellen sollten, um Ihre Klientenbetreuung weiter zu professionalisieren:

• Wie viele persönliche Gespräche werden mit Klienten innerhalb eines Jahres geführt?
• Werden gemachte Versprechen gegenüber den Klienten eingehalten?
• Wie viele Klienten betreuen wir in unserem definierten Zielmarktsegment?
• Wie könnten wir die Betreuung der Klienten verbessern, um den Nutzen unserer Beratung noch weiter zu erhöhen?
• Was tun wir, um unsere derzeitigen Klienten noch mehr an die Kanzlei zu binden?

7.    Ziele zur Kanzleiführung

Für ausnahmslos alle Personen in Führungspositionen, sprich Inhaber, Partner, Managing Partner und Teamleiter, sollten jeweils spezielle Ziele vorgegeben sein. Einen Beitrag dazu möchte ich Ihnen in diesem Zusammenhang zur Lektüre empfehlen: Kommen Sie vorwärts?

8.    Ziele für einzelne Arbeitsabläufe

Gut funktionierende Arbeitsabläufe unterscheiden die besten Kanzleien vom Rest. Egal wie gut die Mitarbeiter sind, eine Kanzlei wird nicht die bestmögliche Leistung erbringen können, wenn die Arbeitsabläufe in der Kanzlei nicht richtig funktionieren. Professionell zu arbeiten heißt, die Fertigstellungsziele – Sie erinnern sich, das war Punkt 1 – mit dem Ziel für die einzelnen Abläufe zu verschränken.

Ziele für diesen Bereich könnten u.a. so aussehen:

• Die Abläufe der Kanzlei so strukturieren, dass die Bedürfnisse der Klienten erfüllt werden können.
• Ausnützung aller vorhandenen technologischen Möglichkeiten
• Maßnahmen gegen Wiederholungsfehler einführen.
• Eine fristgerechte Bearbeitungszeit für alle Aufträge gewährleisten.

Betrachten Sie die Ausführungen zu den 8 großen Zielen als Handlungsanleitung für Ihre nächste Partnerbesprechung. Jeder, wirklich jeder, Partner kann und soll sich für diese 8 Schlüsselbereiche klare und eindeutige Ziele setzen. Stimmen Sie dann noch diese Ziele innerhalb der Partnerrunde ab, ist der Kanzleierfolg  eine logische Folge und wird sich gar nicht mehr verhindern lassen.

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